Datenschutzerklärung.

1. Hosting & Server-Logfiles

Diese Website wird gehostet bei ALL-INKL.COM — Neue Medien Münnich (Hauptstraße 68, 02742 Friedrichroda). Beim Besuch werden automatisch Server-Logfiles erfasst (IP-Adresse, Aufrufzeit, Browser-Typ, Referrer) und kurzfristig zur Sicherstellung des Betriebs gespeichert. Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb).

2. Kontakt-Formular (Web3Forms)

Über das Kontakt-Formular übermittelte Angaben (Name, E-Mail, ggf. Telefon, Nachricht) werden zur Beantwortung deiner Anfrage verarbeitet. Der Versand erfolgt über Web3Forms als Auftragsverarbeiter. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) bzw. lit. a (Einwilligung).

3. Online-Terminbuchung (arzt-direkt · Zollsoft)

Termine werden über arzt-direkt der Zollsoft GmbH (Engelplatz 8, 07743 Jena) gebucht. Das Buchungs-Widget bzw. der Buchungs-Link lädt erst nach deiner Einwilligung. Ab dem Aufruf gilt die Datenschutzerklärung von Zollsoft/arzt-direkt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) bzw. lit. b.

4. Online-Rezeption (Docmedico)

Für die Online-Rezeption binden wir einen Dienst von Docmedico ein. Das zugehörige Skript lädt erst nach deiner Einwilligung über den Cookie-Banner. Dabei können Verbindungsdaten an den Anbieter übermittelt werden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

5. Online-Formulare (Zollsoft)

Für ausfüllbare Online-Formulare (z. B. Anamnese, Anliegen) nutzen wir Dienste der Zollsoft GmbH (Engelplatz 8, 07743 Jena). Die übermittelten Angaben dienen ausschließlich der Vorbereitung deines Anliegens. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. lit. b.

6. Newsletter

Für den Versand unseres Newsletters und das Anmeldeformular nutzen wir Brevo (Brevo GmbH, vormals Sendinblue GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin). Bei der Anmeldung verarbeiten wir die von dir angegebenen Daten (Vorname, Nachname, E-Mail) sowie den Zeitpunkt von Anmeldung und Bestätigung (Einwilligungsnachweis). Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in: Nach der Eintragung erhältst du eine E-Mail mit Bestätigungslink; erst nach deinem Klick nehmen wir dich in den Verteiler auf. Die Automatisierung der Anmeldung erfolgt über n8n (n8n GmbH, Berlin; Hosting in der EU). Mit beiden Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge (Art. 28 DSGVO); bei etwaigen Drittland-Übermittlungen bestehen geeignete Garantien. Die Einwilligung kannst du jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail widerrufen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

7. Karten-Embed (OpenStreetMap)

Auf der Kontakt-Seite zeigen wir eine OpenStreetMap-Karte (OpenStreetMap Foundation, UK). Sie lädt erst nach deiner Einwilligung; dabei wird deine IP-Adresse an OpenStreetMap übermittelt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

8. Schriftarten (Adobe Fonts)

Die Schriftart DM Sans wird lokal von unserem Server ausgeliefert — dabei werden keine Daten an Dritte übertragen. Zusätzlich nutzen wir Avenir Next über Adobe Fonts (Adobe Systems Software Ireland Ltd.); beim Laden kann deine IP-Adresse an Adobe übermittelt werden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

9. YouTube-Video (Google)

Auf der Startseite betten wir ein Video über YouTube im erweiterten Datenschutzmodus (youtube-nocookie.com) der Google Ireland Ltd. ein. Das Video lädt erst nach deiner Einwilligung; davor wird nur ein Vorschaubild angezeigt. Mit dem Laden werden Verbindungsdaten (u. a. deine IP-Adresse) an Google übertragen; dabei kann es zu einer Übermittlung in die USA kommen (Google ist dem EU-US Data Privacy Framework beigetreten). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

9a. Telefonassistentin „Clara" (VITAS)

Anrufe außerhalb der Sprechzeiten sowie ein Teil der Anrufe während der Sprechzeiten werden von unserer digitalen Telefonassistentin „Clara" entgegengenommen. Dabei wird das Gespräch zur Verarbeitung deines Anliegens automatisch verarbeitet und in Text umgewandelt; du wirst zu Beginn des Anrufs darauf hingewiesen. Verarbeitet werden die von dir genannten Angaben (z. B. Name, Geburtsdatum, Rückrufnummer, Anliegen).

Anbieter ist die VITAS GmbH (Deutschland), mit der ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht. Die Verarbeitung erfolgt auf Servern in der EU. VITAS ist nach ISO 27001 zertifiziert und hat im März 2026 das C5-Testat nach dem Prüfkatalog des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) erhalten — den strengsten deutschen Standard für Cloud-Sicherheit im Gesundheitswesen, bestätigt durch einen unabhängigen Auditor (Details bei VITAS). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Terminvereinbarung und Anliegenbearbeitung) bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO, soweit du gesundheitsbezogene Angaben machst. Wenn du nicht mit Clara sprechen möchtest, kannst du dich jederzeit ans Team weiterleiten lassen oder die Onlinerezeption nutzen.

9b. Feedback-Formular (Realitycheck)

Auf unserer Realitycheck-Seite kannst du uns — auf Wunsch anonym — Feedback geben. Übermittelt werden ausschließlich die von dir eingegebenen Bewertungen und Texte sowie optional Vorname und E-Mail-Adresse. Die Übermittlung erfolgt über unsere Automatisierungsplattform n8n (n8n GmbH, Berlin; EU-Hosting) an uns; gibst du eine E-Mail-Adresse an, erhältst du eine Bestätigungsnachricht über unseren E-Mail-Dienstleister Brevo (Sendinblue GmbH, Berlin). Mit beiden Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du durch das Absenden erteilst und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kannst. Bitte gib im Feedback-Formular keine Gesundheitsdaten an — dafür steht die geschützte Onlinerezeption bereit. Anonymes Feedback können wir nachträglich weder zuordnen noch löschen, weil kein Personenbezug besteht.

9c. Google Analytics 4 (nur mit Einwilligung)

Wenn du im Cookie-Banner zustimmst, nutzen wir Google Analytics 4 (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland), um anonymisiert zu verstehen, wie unsere Website genutzt wird. Ohne deine Zustimmung wird Google Analytics nicht geladen — wir setzen den Google Consent Mode v2 ein; die Voreinstellung ist „abgelehnt".

Verarbeitet werden pseudonymisierte Nutzungsdaten (gekürzte IP-Adresse, besuchte Seiten, Gerätetyp, ungefähre Region). Eine Übermittlung an Google LLC in die USA ist möglich; Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TTDSG). Du kannst sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" im Seitenfuß widerrufen; die Speicherdauer der Analytics-Daten beträgt 14 Monate.

9d. Praxisverwaltungssystem tomedo (Zollsoft)

Zur Verwaltung deiner Behandlungsdaten setzen wir das Praxisverwaltungssystem tomedo der zollsoft GmbH (Jena, Deutschland) ein. Darin werden deine Stamm-, Termin-, Abrechnungs- und Behandlungsdaten verarbeitet — einschließlich Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und c i. V. m. Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO (Behandlungsvertrag, gesetzliche Dokumentationspflichten nach § 630f BGB und Berufsrecht) sowie unser Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit zollsoft. Die Aufbewahrung richtet sich nach den gesetzlichen Fristen (in der Regel 10 Jahre, in bestimmten Fällen länger). Zur Online-Terminbuchung und zu den Online-Formularen desselben Anbieters siehe Abschnitte 3 und 5.

9e. KI-gestützte Dokumentation im Sprechzimmer (tomedo.Intelligence)

Um mehr Zeit für das Gespräch statt für die Tastatur zu haben, nutzen wir die KI-Funktionen unseres Praxisverwaltungssystems — tomedo.Intelligence der zollsoft GmbH (siehe Abschnitt 9d). Dazu gehören die medizinische Spracherkennung und der Sprechstunden-Assistent: Auf Wunsch wird das Gespräch im Sprechzimmer über ein Mikrofon erfasst, in Text umgewandelt und zu einem strukturierten Dokumentationsentwurf für deine Akte aufbereitet. Die Ärztin prüft und verantwortet jeden Eintrag — die KI entscheidet nichts, stellt keine Diagnose und ersetzt keine ärztliche Beurteilung.

Wie mit der Aufnahme umgegangen wird: Die Sprachverarbeitung erfolgt verschlüsselt; die übermittelten Sprachdaten werden nach Angaben des Anbieters nicht gespeichert. Das eingesetzte Sprachmodell wird innerhalb der EU gehostet, und ein Zero-Data-Retention-Vertrag stellt sicher, dass die Daten nach der Verarbeitung weder gespeichert noch weiterverwendet werden — insbesondere nicht zum Training von KI-Modellen. Dauerhaft gespeichert wird ausschließlich der Text, den die Ärztin in die Behandlungsdokumentation übernimmt. Grundlage ist unser Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit zollsoft.

Deine Entscheidung: Der Einsatz erfolgt ausschließlich mit deiner vorherigen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a i. V. m. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die wir vor der Aufnahme einholen und dokumentieren. Du kannst jederzeit widersprechen oder die Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — ohne jeden Nachteil für deine Behandlung. Sagst du Nein, dokumentieren wir wie zuvor von Hand. Das ist kein Sonderwunsch, sondern dein gutes Recht.

Die Einwilligungs- und Aufklärungsformulare — einschließlich Behandlungsvertrag und Datenschutz-Einwilligung — findest du jederzeit unter Formulare. Du kannst sie vorab von zu Hause ausfüllen oder vor Ort auf dem Tablet.

9f. EU-Hosting & Datensicherheit

Wir hosten alle Daten in Europa und achten auf eine konforme Data Residency. US-Cloud-Dienste ohne entsprechende EU-Datengarantien vermeiden wir — deshalb nutzen wir beispielsweise OpenStreetMap statt Google Maps, binden Videos nur im erweiterten Datenschutzmodus ein und verzichten auf externe Schriftarten-Dienste. Praxisverwaltung und Telefonassistenz laufen auf Servern in Deutschland; die KI-Sprachverarbeitung (Abschnitt 9e) erfolgt auf EU-Servern mit Zero-Data-Retention. Wo ein Dienst ausnahmsweise eine Übermittlung in die USA mit sich bringen kann (siehe Abschnitt 9c), erfolgt dies ausschließlich nach deiner Einwilligung und auf Grundlage anerkannter Garantien.

Die Übertragung dieser Website erfolgt verschlüsselt (TLS). Für medizinische Anliegen nutze bitte immer die geschützte Onlinerezeption und nicht die unverschlüsselte E-Mail.

10. Speicherung & Löschung

Personenbezogene Daten speichern wir nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. handels- und steuerrechtliche) es verlangen. Daten aus Anfragen löschen wir nach abschließender Bearbeitung; auf Einwilligung gestützte Daten bis zu deinem Widerruf. Patientendaten unterliegen den ärztlichen Aufbewahrungspflichten und werden ausschließlich in der gesicherten Praxis-Software geführt, nicht über diese Website.

11. Cookies & Einwilligung

Technisch notwendige Speicherung (z. B. deine Cookie-Auswahl) erfolgt lokal in deinem Browser. Externe Dienste (Terminbuchung, Online-Rezeption, Newsletter, Karte, ggf. Statistik) werden erst nach deiner Einwilligung über den Cookie-Banner geladen. Deine Auswahl kannst du jederzeit über das Symbol unten links ändern oder widerrufen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. § 25 TDDDG.

12. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich beim Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg zu beschweren. Adresse: baden-wuerttemberg.datenschutz.de.

Stand: 07/2026 · Bei Fragen: praxis@frauenaerztinnen-konstanz.de · Impressum